Acordo de Subcontratação

Estrutura baseada nas cláusulas contratuais-tipo entre responsáveis pelo tratamento e subcontratantes aprovadas pela Decisão de Execução (UE) 2021/915 da Comissão, de 4 de Junho de 2021 (art. 28.º, n.º 7, do RGPD), com as cláusulas adicionais exigidas pela lei portuguesa (Lei n.º 58/2019, art. 29.º; Lei n.º 12/2005, arts. 4.º e 5.º). A numeração das cláusulas 1 a 10 segue a das cláusulas-tipo; as cláusulas 11 a 16 são acrescentos. O texto das cláusulas-tipo não foi copiado literalmente do Jornal Oficial: foi redigido a partir da sua estrutura e do conteúdo do art. 28.º, n.º 3. Este Acordo faz parte integrante dos Termos de Serviço.

Partes

Responsável pelo tratamento («o Responsável» ou «o Cliente»): o Cliente identificado na conta Ludika ou, quando assinado, no Anexo I.

Subcontratante («a Ludika»): VIEIRA MESTRE, LDA, 518027368, [a preencher].

Este Acordo faz parte integrante dos Termos de Serviço da Ludika («Termos»). É aceite electronicamente com os Termos pelo Cliente individual e pode ser assinado em documento autónomo pelo Cliente organização.

SECÇÃO I — Disposições gerais

Cláusula 1 — Objecto e âmbito

1.1. Este Acordo garante o cumprimento do art. 28.º, n.os 3 e 4, do RGPD, e do art. 29.º da Lei n.º 58/2019, quanto aos dados pessoais que a Ludika trata por conta do Cliente ao prestar o Serviço descrito nos Termos («Dados do Cliente»).

1.2. As operações de tratamento estão descritas no Anexo II.

1.3. Este Acordo não se aplica aos dados que a Ludika trata como responsável (conta do profissional, autenticação, segurança, convites e emails de serviço), regulados pela Política de Privacidade.

Cláusula 2 — Invariabilidade

As partes não alteram as cláusulas deste Acordo, salvo para completar os anexos ou actualizar a informação neles contida. As partes podem acrescentar cláusulas ou garantias, desde que não contradigam, directa ou indirectamente, este Acordo nem prejudiquem os direitos dos titulares.

Cláusula 3 — Interpretação

Os termos definidos no RGPD têm neste Acordo o mesmo significado. O Acordo é interpretado à luz do RGPD e da lei portuguesa, e não de forma que contrarie os direitos e obrigações neles previstos.

Cláusula 4 — Hierarquia

Em caso de contradição entre este Acordo e os Termos, ou qualquer outro acordo entre as partes, prevalece este Acordo quanto ao tratamento de dados pessoais.

Cláusula 5 — Adesão de terceiros

Uma entidade que não seja parte pode aderir a este Acordo, com o consentimento de ambas as partes, como responsável ou subcontratante, preenchendo os anexos. Uso previsto, ainda não disponível: organizações com profissionais que sejam responsáveis independentes ou conjuntos (Termos, cláusula 7.4).

SECÇÃO II — Obrigações das partes

Cláusula 6 — Descrição do tratamento

As operações de tratamento, as finalidades, as categorias de titulares e de dados e a duração constam do Anexo II.

Cláusula 7 — Obrigações das partes

7.1. Instruções

a) A Ludika trata os Dados do Cliente apenas segundo instruções documentadas do Cliente, salvo se for obrigada a tratá-los por direito da União ou de Portugal. Nesse caso, informa o Cliente antes do tratamento, salvo proibição legal por motivos de interesse público. b) Constituem instruções documentadas: os Termos e este Acordo; a configuração e as acções do Cliente e dos seus Utilizadores no Serviço (criar, alterar, exportar, apagar, enviar ligações, autorizar partilha de ecrã, atribuir permissões); e as instruções escritas enviadas para privacidade@ludika.pt. c) A Ludika informa imediatamente o Cliente se, na sua opinião, uma instrução violar o RGPD ou outra norma de protecção de dados, e pode suspender a execução dessa instrução até que o Cliente a confirme ou altere.

7.2. Limitação da finalidade

A Ludika trata os Dados do Cliente apenas para as finalidades do Anexo II. Em especial, não os utiliza para publicidade, perfis comerciais, estatística própria, venda, nem para treinar ou avaliar sistemas de inteligência artificial.

7.3. Duração do tratamento

O tratamento dura enquanto vigorarem os Termos, acrescido da janela de exportação e do prazo de eliminação previstos na cláusula 7.9 e no Anexo II.

7.4. Segurança do tratamento

a) A Ludika aplica, pelo menos, as medidas técnicas e organizativas do Anexo III, para garantir a segurança dos Dados do Cliente, incluindo a protecção contra violações de segurança que provoquem, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso não autorizados (art. 32.º do RGPD). As partes tomam em consideração o estado da técnica, os custos, a natureza, o âmbito, o contexto e as finalidades do tratamento, e os riscos para os titulares — em especial o facto de se tratar de dados de saúde, maioritariamente de crianças. b) A Ludika pode actualizar as medidas do Anexo III, desde que o nível de protecção não diminua. c) A Ludika concede ao seu pessoal acesso aos Dados do Cliente apenas na medida estritamente necessária à execução, gestão e acompanhamento do contrato (cláusula 11.2). Garante que as pessoas autorizadas assumiram um compromisso escrito de confidencialidade ou estão sujeitas a obrigação legal de confidencialidade adequada.

7.5. Dados sensíveis

Os Dados do Cliente incluem categorias especiais de dados (art. 9.º do RGPD), em especial dados de saúde, e dados de menores. A Ludika aplica as restrições e garantias adicionais do Anexo III (cifra em trânsito, controlo de acessos por profissional, proibição de acesso do pessoal por omissão, histórico imutável das notas) e as da cláusula 11.

7.6. Documentação e cumprimento

a) As partes devem poder demonstrar o cumprimento deste Acordo. b) A Ludika responde pronta e adequadamente aos pedidos de informação do Cliente sobre o tratamento. c) A Ludika disponibiliza ao Cliente a informação necessária para demonstrar o cumprimento das obrigações do art. 28.º do RGPD e deste Acordo, incluindo, a pedido, uma descrição técnica para a avaliação de impacto («pacote AIPD») (ainda não disponível). d) Auditorias. A pedido do Cliente, a Ludika permite e contribui para auditorias, incluindo inspecções, a intervalos razoáveis ou quando haja indícios de incumprimento, nos termos seguintes:

• em regra, uma vez por ano civil, com aviso prévio de 30 dias, durante o horário de expediente, com duração máxima de 2 dias úteis e sem acesso a dados de outros clientes;

• a auditoria pode ser satisfeita, em primeiro lugar, por documentação escrita, respostas a questionário e, quando existam, relatórios de auditoria ou certificações independentes. A Ludika não dispõe hoje de certificação ISO 27001 nem de relatório ISAE 3402/SOC 2; quanto à infra-estrutura, remete para as certificações e relatórios da Cloudflare;

• o auditor está sujeito a dever de confidencialidade e não pode ser concorrente da Ludika;

• os custos da auditoria são suportados pelo Cliente, salvo se revelar incumprimento material da Ludika;

• não há limite de frequência quando a auditoria seja exigida pela CNPD ou decorra de uma violação de dados. e) A Ludika disponibiliza à CNPD, a pedido, a informação referida nesta cláusula.

7.7. Recurso a subcontratantes ulteriores

a) Autorização geral. O Cliente concede à Ludika autorização geral para recorrer aos subcontratantes ulteriores do Anexo IV, e a outros que venham a ser acrescentados nos termos desta cláusula. b) Aviso prévio. A Ludika informa o Cliente, por email e na página pública de subcontratantes, de qualquer intenção de acrescentar ou substituir subcontratantes ulteriores com, pelo menos, 30 dias de antecedência, indicando a entidade, o serviço, os dados, a localização e a garantia de transferência. c) Direito de oposição. O Cliente pode opor-se, por escrito e de forma fundamentada, durante esse prazo. As partes procuram uma solução de boa-fé. Se não a encontrarem, o Cliente pode resolver o contrato quanto à parte do Serviço afectada, sem penalização, com direito à janela de exportação, e com reembolso proporcional de montantes pagos antecipadamente. d) Urgência. Se a substituição for necessária por razão urgente de segurança ou continuidade (por exemplo, falha do subcontratante), a Ludika pode fazê-la com aviso mais curto, informando o Cliente logo que possível; o direito de oposição mantém-se. e) Mesmas obrigações. A Ludika celebra com cada subcontratante ulterior um contrato que lhe imponha, em substância, as mesmas obrigações de protecção de dados deste Acordo, incluindo garantias suficientes de medidas técnicas e organizativas adequadas, e entrega cópia ao Cliente a pedido (podendo ocultar informação comercial confidencial). f) Responsabilidade. A Ludika continua plenamente responsável perante o Cliente pelo cumprimento das obrigações dos subcontratantes ulteriores e informa-o de qualquer incumprimento destes.

7.8. Transferências internacionais

a) As transferências de Dados do Cliente para países terceiros só se fazem segundo instruções documentadas do Cliente (que se consideram dadas pela aceitação do Anexo IV) e em cumprimento do Capítulo V do RGPD. b) O Cliente aceita que, quando a Ludika recorra a subcontratante ulterior para operações que impliquem transferência, a Ludika e o subcontratante ulterior possam garantir o cumprimento do Capítulo V através de decisão de adequação (incluindo o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA) ou de cláusulas contratuais-tipo (Decisão de Execução (UE) 2021/914), desde que estejam reunidas as respectivas condições. c) As transferências conhecidas constam do Anexo IV.

7.9. Fim do tratamento: devolução e eliminação

a) Terminados os Termos, o Cliente dispõe de uma janela de exportação de [a preencher] dias, durante a qual a conta fica em só leitura e pode exportar os seus dados. b) Findo esse prazo, a Ludika, à escolha do Cliente, devolve os Dados do Cliente (exportação estruturada e ficheiros) e/ou elimina-os, incluindo as cópias existentes, salvo se o direito da União ou de Portugal exigir a sua conservação pela Ludika. Na falta de escolha, a Ludika elimina. c) As cópias de segurança são eliminadas no fim do respectivo ciclo de rotação (Anexo III, ponto 9), e entretanto não são usadas para nenhum fim, salvo reposição. d) A pedido, a Ludika entrega uma declaração escrita de eliminação, com a data, o âmbito e o método. e) Situação actual: a exportação disponível ao Cliente inclui os registos em formato JSON e CSV, o calendário em .ics e os ficheiros (documentos e ficheiros enviados pelas famílias) em arquivos ZIP descarregáveis nas Definições. A eliminação definitiva automatizada e a declaração de eliminação ainda não estão disponíveis; até lá, os pedidos de eliminação são tratados caso a caso pela equipa da Ludika, dentro do prazo legal, e documentados.

Cláusula 8 — Assistência ao Responsável

a) A Ludika comunica ao Cliente, sem demora injustificada e no máximo em 5 dias úteis, qualquer pedido que receba de um titular de dados. Não responde ela própria ao pedido, salvo autorização do Cliente. b) A Ludika presta assistência ao Cliente, tendo em conta a natureza do tratamento, para responder aos pedidos de exercício de direitos (arts. 15.º a 22.º do RGPD). O Serviço permite ao Cliente, por si: consultar, corrigir e exportar os dados de cada pessoa acompanhada; arquivar fichas; apagar ficheiros enviados pelas famílias; terminar ligações. Para o que o Serviço não permite fazer directamente (por exemplo, a eliminação definitiva de uma ficha), a Ludika executa a instrução do Cliente em [a preencher] dias úteis. c) A Ludika presta ainda assistência, tendo em conta a informação de que dispõe, no cumprimento das obrigações:

• de avaliação de impacto sobre a protecção de dados (art. 35.º) e consulta prévia da CNPD (art. 36.º), disponibilizando a descrição técnica do Anexo II e do Anexo III e, quando existir, um «pacote AIPD» (ainda não disponível). O Cliente nota que a lista da CNPD (Regulamento n.º 1/2018, item 1) torna a AIPD obrigatória para a transmissão electrónica de dados de saúde;

• de garantir a exactidão e a actualização dos dados, informando o Cliente se tiver conhecimento de dados inexactos;

• do art. 32.º (segurança);

• dos arts. 33.º e 34.º (violações de dados), nos termos da cláusula 9.

Cláusula 9 — Notificação de violações de dados pessoais

9.1. Violação nos sistemas da Ludika ou dos seus subcontratantes ulteriores. A Ludika notifica o Cliente sem demora injustificada e, em qualquer caso, no prazo máximo de [a preencher] horas após ter conhecimento da violação. A notificação contém, pelo menos:

a) a descrição da natureza da violação, incluindo, se possível, as categorias e o número aproximado de titulares e de registos afectados; b) o contacto de quem pode dar mais informação; c) as consequências prováveis; d) as medidas adoptadas ou propostas para remediar a violação e atenuar os seus efeitos.

Se não for possível fornecer toda a informação de uma vez, a Ludika fornece-a por fases, sem demora injustificada.

9.2. A Ludika presta assistência ao Cliente na notificação à CNPD no prazo de 72 horas (art. 33.º, n.º 1, do RGPD) e na comunicação aos titulares quando o risco for elevado (art. 34.º), incluindo modelos de comunicação.

9.3. Violação nos sistemas do Cliente. A Ludika presta assistência ao Cliente na medida do razoável.

9.4. A Ludika documenta todas as violações, mesmo as que não exijam notificação.

SECÇÃO III — Disposições finais

Cláusula 10 — Incumprimento e resolução

a) Se a Ludika não cumprir este Acordo, o Cliente pode instruí-la a suspender o tratamento até ao cumprimento ou à cessação do contrato. A Ludika informa prontamente o Cliente se não puder cumprir. b) O Cliente pode resolver o contrato quanto ao tratamento de dados se: (i) o tratamento estiver suspenso e o cumprimento não for restabelecido em prazo razoável, e em qualquer caso no prazo de um mês; (ii) a Ludika violar de forma substancial ou persistente este Acordo ou o RGPD; (iii) a Ludika não cumprir decisão vinculativa de tribunal ou da CNPD. c) A Ludika pode resolver o contrato quanto ao tratamento se o Cliente insistir no cumprimento de instruções que a Ludika tenha comunicado serem contrárias à lei (cláusula 7.1, al. c)). d) Após a resolução, aplica-se a cláusula 7.9.

SECÇÃO IV — Cláusulas adicionais (lei portuguesa e especificidades do Serviço)

Cláusula 11 — Dados de saúde: necessidade de conhecer, sigilo e acesso (Lei 58/2019, art. 29.º; Lei 12/2005)

11.1. Necessidade de conhecer. O acesso aos dados de saúde rege-se pelo princípio da necessidade de conhecer (art. 29.º, n.º 1, da Lei 58/2019). No Serviço, cada ficha, nota, documento e ficheiro é acessível apenas ao profissional que a criou e que acompanha a pessoa. (ainda não disponível; previsto: nas organizações, apenas à equipa de acompanhamento da pessoa, quanto às notas que o autor partilhe com a equipa.)

11.2. Pessoal da Ludika. O pessoal da Ludika não acede aos Dados do Cliente por omissão. O administrador da plataforma tem acesso apenas à gestão dos convites e da caixa de correio da Ludika, e o Serviço não lhe oferece nenhum ecrã de consulta de dados de clientes. Um acesso aos Dados do Cliente pelo pessoal da Ludika só ocorre:

a) a pedido ou com autorização escrita do Cliente, para um caso concreto (por exemplo, suporte ou execução de uma instrução que o Serviço não permite fazer directamente), limitado ao estritamente necessário; b) para responder a uma violação de segurança, com informação posterior ao Cliente; c) por imposição legal.

Cada acesso é registado (quem, quando, o quê e porquê) e comunicado ao Cliente. O registo técnico automático de acessos do pessoal ainda não está disponível; hoje o registo é manual.

11.3. Dever de sigilo. A Ludika, os seus titulares de órgãos, trabalhadores, prestadores de serviços e o seu EPD ficam sujeitos a dever de sigilo quanto aos dados de saúde a que tenham acesso, nos termos do art. 29.º, n.os 2 e 4, e do art. 10.º, n.º 2, da Lei 58/2019, e do art. 4.º, n.º 1, da Lei 12/2005, também depois de terminadas as suas funções. A Ludika obterá de cada um, antes de qualquer acesso a dados de saúde, uma declaração escrita de sigilo que refere estas normas e as consequências legais, incluindo penais, da sua violação.

11.4. Acesso electrónico e proibição de transmissão. O acesso aos dados de saúde no Serviço é feito exclusivamente por meios electrónicos, e a Ludika não divulga nem transmite esses dados a terceiros fora do Anexo IV (art. 29.º, n.º 3, da Lei 58/2019).

11.5. Rastreabilidade e notificação de acessos. Para permitir ao Cliente cumprir o art. 29.º, n.º 6, da Lei 58/2019 (notificação do titular de qualquer acesso aos seus dados), a Ludika:

a) hoje mantém um histórico imutável das alterações às notas (criação, versões, finalização, correcções e eliminação) e às informações dos documentos, e versões imutáveis dos ficheiros dos documentos; b) ainda não disponível: a Ludika passará a registar as leituras de notas clínicas e documentos (quem, quando, o quê), a disponibilizar ao Cliente esse registo por pessoa acompanhada e um mecanismo para o Cliente o comunicar ao titular ou ao seu representante; os acessos excepcionais (cláusula 12) serão sempre registados.

11.6. Separação e níveis de acesso. A informação de saúde está separada logicamente por profissional e por pessoa acompanhada, com regras de acesso aplicadas no servidor e restrições na própria base de dados (art. 4.º, n.º 5, da Lei 12/2005). (ainda não disponível; previsto: níveis de acesso por papel nas organizações (administrador, profissional, recepção, financeiro), em que só os profissionais da equipa de acompanhamento vêem dados clínicos.)

11.7. Cópias de segurança. A Ludika mantém cópias de segurança regulares da base de dados (art. 4.º, n.º 6, da Lei 12/2005), nos termos do Anexo III, ponto 9, e protege-as contra acessos não autorizados (art. 4.º, n.º 2).

Cláusula 12 — Acesso excepcional a notas clínicas em organizações (ainda não disponível)

12.1. Quando o Cliente organização atribuir a um Colaborador acesso a notas clínicas de que não é autor, aplica-se o regime de acesso excepcional acordado com esse Cliente, que integra este Acordo.

12.2. A atribuição dessa permissão é uma instrução do Cliente, sob sua exclusiva responsabilidade. A Ludika executa-a tecnicamente apenas depois de carregado no Serviço o documento de consentimento assinado exigido, regista cada leitura e informa o autor das notas.

Cláusula 13 — Informação às famílias e convidados

13.1. O dever de informar os titulares (arts. 13.º e 14.º do RGPD) cabe ao Cliente. A Ludika disponibiliza uma nota pública (Privacidade para pacientes, alunos e famílias), modelos para o profissional na área da aplicação e avisos curtos na entrada da sala (para o convidado) e na página «para casa».

13.2. A Ludika não envia comunicações às famílias ou convidados por sua iniciativa. As ligações de convite e «para casa» são enviadas pelo Utilizador, pelo canal que escolher.

Cláusula 14 — Gravação

O Serviço não grava nem transcreve o vídeo ou o som das consultas. A Ludika compromete-se a não introduzir funcionalidade de gravação sem aviso prévio de 30 dias ao Cliente, sem que a funcionalidade esteja desligada por omissão e sem actualizar este Acordo.

Cláusula 15 — Responsabilidade

15.1. Cada parte responde perante os titulares nos termos do art. 82.º do RGPD.

15.2. Nas relações entre as partes, aplica-se o regime de responsabilidade dos Termos (cláusula 13), sem prejuízo de a Ludika responder pelos danos causados por tratamento que viole as obrigações do RGPD dirigidas especificamente aos subcontratantes ou contrário às instruções lícitas do Cliente (art. 82.º, n.º 2).

15.3. Se uma parte pagar indemnização integral a um titular por um dano pelo qual ambas são responsáveis, tem direito de regresso contra a outra na medida da sua parte de responsabilidade (art. 82.º, n.º 5).

Cláusula 16 — Duração, lei e foro

Este Acordo vigora enquanto vigorarem os Termos e, depois, enquanto a Ludika tratar Dados do Cliente. Rege-se pela lei portuguesa. O foro é o dos Termos.

ANEXO I — Lista das partes

Responsável pelo tratamento

Subcontratante

ANEXO II — Descrição do tratamento

II.1. Categorias de titulares

a) Pessoas acompanhadas (pacientes, utentes, alunos), na maioria crianças, também adultos e pessoas com representação legal; b) familiares, representantes legais e outros contactos das pessoas acompanhadas; c) convidados que entram na sala de vídeo por ligação de convite, e quem usa a página «para casa»; d) Utilizadores do Cliente, na medida em que surjam nos registos (por exemplo, autor de uma nota).

II.2. Categorias de dados pessoais

a) identificação: nome, data de nascimento ou faixa etária, etiquetas; b) contactos e representantes: nome, telefone, email, morada, relação com a pessoa; c) dados do acompanhamento: área e foco da intervenção, condições, episódios, objectivos e marcos, notas de consulta e respectivo histórico, resultados das actividades e jogos, alertas, registo de consentimentos; d) documentos e respectivos ficheiros (avaliações, relatórios, encaminhamentos, declarações, correspondência, consentimentos); e) agenda: consultas, locais, horas de início e fim, momento de entrada do convidado, tipo (presencial ou online); f) conta-corrente interna: preços, cobranças, pagamentos, afectações (sem emissão de documentos fiscais); g) «para casa»: actividades atribuídas, mensagem do profissional, marcações de «feito», notas da família, respostas do jogo «Detetives», ficheiros enviados (fotografias reprocessadas sem metadados de localização; PDF); h) dados técnicos da comunicação em tempo real: endereços IP e candidatos de ligação trocados entre os dispositivos; estado de presença, microfone e câmara; estado dos jogos; i) vídeo e som das consultas, apenas em trânsito (não armazenados); j) imagem do ecrã partilhado, apenas em trânsito, quando autorizado.

II.3. Categorias especiais de dados

Dados relativos à saúde (art. 9.º do RGPD; art. 2.º da Lei 12/2005), incluindo informação de desenvolvimento e de necessidades educativas especiais, e dados de menores. Podem surgir, de forma incidental nas notas, outras categorias especiais. Restrições e garantias: cláusulas 7.5 e 11 e Anexo III.

II.4. Natureza do tratamento

Alojamento, armazenamento, organização, consulta e apresentação ao Utilizador; transmissão em tempo real (sinalização e, quando necessário, retransmissão cifrada do vídeo); reprocessamento de imagens para remover metadados; exportação; cópia de segurança; eliminação.

II.5. Finalidades

Prestar ao Cliente o Serviço descrito nos Termos: gestão do acompanhamento e da agenda, registo clínico ou pedagógico, documentos, consultas por vídeo com actividades, actividades para casa, conta-corrente interna, exportação; e as operações técnicas necessárias à segurança e ao funcionamento do Serviço.

II.6. Condições específicas por tratamento

II.7. Duração

A do contrato, acrescida da janela de exportação de [a preencher] dias e do ciclo de rotação das cópias de segurança (Anexo III, ponto 9).

II.8. Subcontratantes ulteriores

Ver Anexo IV.

ANEXO III — Medidas técnicas e organizativas

1. Cifra

2. Autenticação e sessões

3. Controlo de acessos e separação

4. Ligações para pessoas sem conta

5. Ficheiros

6. Limitação de tentativas e protecção contra abuso

7. Registos e rastreabilidade

8. Aplicação Android

9. Disponibilidade, cópias de segurança e reposição

10. Medidas organizativas

ANEXO IV — Subcontratantes ulteriores

Não são subcontratantes ulteriores deste Acordo:

• o fornecedor de correio electrónico ([a preencher]): só envia emails de serviço aos profissionais (convites, confirmação de email, recuperação da palavra-passe), que a Ludika trata como responsável. A Ludika não envia emails a pacientes nem a famílias;

• o programa de facturação externo (por exemplo, Moloni), quando vier a ser ligado pelo Cliente (ainda não disponível): será escolhido e contratado pelo Cliente.